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BPMN


Comment mettre en place un jeux de rôles pour modéliser un processus métier ?

Rien de mieux qu'un jeux de rôles pour simuler un processus métier.

 

bpmn-identifier-les-processus-metier-les-jeux-de-roles.jpg

 

Les futurs utilisateurs du processus métier sont rassemblés.

Les outils sont les outils de tous les ateliers classiques que l'ont fait avec les experts métiers : un paper board, des feutres de couleurs, des post-it, …

 

Le but est que les participants réalisent le processus de manière efficiente.

Les ateliers peuvent être planifiés sur 3 séances de 3 heures.

Vous commencez par identifier les activités externes, les flux d'échanges de documents, les moyens de communications, … et à amorcer un travail de réflexion qui sera repris lors de la deuxième séance.

 

L’objectif des 2 séances suivantes est de s’éloigner du processus et de mettre en évidence les objectifs/buts de chaque acteur afin d'explorer des pistes d’amélioration.

 

La première séance a pour but de simuler le processus métier.

 

L'atelier se déroule simplement avec l'aide de post-it autocollants qui représentent des activités et de feutres de couleurs qui différencient les rôles.

Les participants sont mis en situation. Les participants jouent chacun à leur tour en fonction du moment où ils ont à intervenir.

 

Le début de l'atelier, vous situez le contexte général, 15 mn de tour de table et affectation des rôles des participants.

Durant cette étape, vous vous apercevrez que parfois, certains rôles n’ont pas été identifiés.

Soit une personne présente peut jouer ce rôle, soit une nouvelle séance sera nécessaire.

Un animateur représente les acteurs externes (il reçoit et transmet des informations).

 

Les acteurs de mettent d'accord sur un scénario, et chacun discutera et évaluera le résultat.

 

Chaque participant joue son propre rôle. Il note toutes les actions qu'il doit effectuer sur un post-it jaune autocollant avec un feutre de couleur qui l'identifie. Il pose ensuite le post-it sur la feuille blanche du paper board et fait une ou plusieurs flèches en indiquant à qui il passe la suite.

 

Les actions sont constituées d’un verbe conjugué à la première personne du singulier (par exemple je demande), d’un moyen(par exemple par mail) et si besoin d’un document (par exemple un devis). Les verbes et les moyens sont mis à la disposition des acteurs sous la forme de fiches pré-remplies.

 

Durant le jeu, il est possible d’enrichir ce vocabulaire commun, tous les participants rajoutent alors le verbe sur leur fiche.

 

Les documents sont notés sur un paper board au fur et à mesure de leur apparition.

Certaines actions correspondent à des créations de documents. Dans ce cas, le participant remplit une petite fiche descriptive (nom du document, contraintes d'utilisation du document, type (électronique ou papier), ...), colle une pastille de couleur sur la fiche du document (une couleur unique par document) et la pose sous le post-it.

 

Si un participant a besoin d’un document préalablement créé, il colle sur son post-it une pastille dont la couleur est celle du document. S’il est nécessaire de faire appel à un acteur externe, l’animateur pose un post-it de couleur rose (donc différent des post-it jaunes des participants), aucune action n’est notée sur ces post-it, seuls les documents peuvent circuler ou apparaître sous un post-it rose.

 

Tout participant peut durant le déroulement du jeu « poser un joker » pour indiquer qu’il fait un choix et donc que des variantes seraient possible.

 

Pour chaque post-it, les variantes sont scrupuleusement notées par un des animateurs. Un participant qui n’a plus à jouer (il considère que son rôle est terminé) l’indique en posant un panneau STOP sur son dernier post-it.

 

Le résultat obtenu est très proche d’un processus BPMN « basique». La feuille du paper board correspond à l’espace de travail, les post-it jaunes aux activités, les traits de couleur entre post-it à des objets de flux, on retrouve facilement les couloirs grâce aux feutres de couleur différente et aux acteurs externes,...

Il reste évidemment, pour une modélisation complète, des éléments à rajouter (évènements déclencheurs, intermédiaires, de fin), des actions itératives, ...

 

Pour conclure la séance, vous posez les questions :

  • Où se situent les principales difficultés du processus?
  • Pourquoi?
  • Donner deux idées d’actions pour améliorer le processus.

 

Rhona Maxwel

@rhona_helena

 

"Alors pourquoi aspirons-nous constamment à l'amour ? Parce que l'amour est le point de rencontre entre la vérité et la magie. Vérité comme en photographie ; magie, comme en aéronautique."

Julian Barnes

 

 

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13/12/2016
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Comment identifier, simuler, améliorer et modéliser les processus métiers ?

Vous vous demandez quel est le bon processus ou méthode pour gérer et modéliser vos processus métiers ?

 

Eh oui on le vit tout les jours, le monde évolue alors ne subissez pas les changements, soyez réactif dans vos processus métiers.

Vous devez être agile et capable de les identifier, les simuler, les améliorer et les modéliser, dans un délai s'approchant du temps réel, sur les besoins des usagers de la concurrence, du marché, des nouveaux aspects juridiques, politiques, des réorganisations internes, des évolutions technologiques et des contraintes environnementales.

 

Pour atteindre ces objectifs, vous devez réaliser 4 grandes étapes :

 

Etape 1 - Identifier le processus : rechercher les informations pour la modélisation du processus, les acteurs participants

 

methode-processus-metiers-etape-identification.PNG

 

Etape 2 – Simuler le processus : faire participer sous forme de jeux de rôle les futurs utilisateurs de manière à avoir la représentation quasi définitive et prête à être modéliser en BPMN du processus.

 

methode-processus-metiers-etape-simulation.PNG

 

Etape 3 – Evaluer le processus : analyser le processus pour rechercher les problèmes rencontrés par les acteurs réalisant le processus et trouver des solutions.

 

methode-processus-metiers-etape-evaluation.PNG

 

Etape 4 – Améliorer le processus : rejouer le processus en intégrant les nouvelles activités ajoutées lors de l'étape 3 et estimer le gain d'efficience du processus.

 

methode-processus-metiers-etape-amelioration.PNG

 

Etape 5 – Modéliser le processus obtenu avec BPMN : les dessins réalisés manuellement lors des étapes précédentes doivent être très proches d'une modélisation BPMN, il ne reste plus qu'à transcrire avec le formalisme BPMN et le tour est joué.

 

methode-processus-metiers-etape-representation.PNG

 

Rhona Maxwel

@rhona_maxwel

 

« Il existe une pauvreté bien plus grande: ne pas se sentir aimé, désiré, être marginalisé. »

Mère Teresa

  

 

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11/12/2016
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Vous cherchez désespérement un formalisme pour vos processus métiers mettant en accord MOA et MOE, la solution miracle existe, elle s'appelle BPMN

BPMN est un langage plus concret spécialement conçu pour les experts métiers afin qu'ils puissent représenter leurs processus métiers avec la terminologie qu'ils connaissent

BPMN-exemple-complet.PNG

 

L'exemple BPMN par excellence illustrant les échanges entre 2 participants d'un processus métier.

 

Vous avez été nombreux à suivre la saga sur SysML, une nouvelle série commence consacrée à BPMN ( catégorie : BPMN )

  

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BPMN : processus exécutables, comment s'y prendre ? (3/3)

 

Le langage BPMN (Business Process Model & Notation) est une norme de l'OMG (Object Management Group) comme UML (Unified Modeling Language).

 

UML est un langage de modélisation générique avec lequel on peut tout modéliser à condition de bien maîtriser ses concepts et ses techniques d'extension alors que BPMN est un langage plus concret spécialement conçu pour les experts métiers afin qu'ils puissent représenter leurs processus métiers avec la terminologie qu'ils connaissent.

 

La modélisation des processus métiers avec UML (diagramme d'activité, ...) à toujours été rejetée par les experts métiers, trouvant UML trop technique et réservé à une élite d'informaticiens.

  

Un des objectifs de la norme BPMN est de faciliter la communication entre tous les acteurs impliqués dans un projet informatique tant au niveau cartographie des processus métier que sur le plan de la modélisation des besoins d'une application.

  

BPMN est censé être un véritable "espéranto" pour les processus métier depuis l'expert métier jusqu'au développeur.

  

Il permet d'avoir une représentation visuelle du fonctionnement d'un processus et ce, autant pour les expert métiers, les techniciens qui mettent en œuvre la solution technologique exécutant le processus et les utilisateurs, qui gèrent et contrôlent les processus.

 

Rhona Maxwel

@rhona_helena

 

"Quand tu sens que tu ne vas pas y arriver, tu sens aussi que ton probable échec te mettra sur la voie d'une réussite à venir."
Vincent Cespedes


06/12/2016
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BPMN : processus exécutables, comment s'y prendre ? (3/3)

Comment bien cibler les destinataires d'une modélisation de processus métier pour ne pas ennuyer la MOA avec des diagrammes complexes et la MOE avec des diagramme innapropriés ?

 

BPMN-processus-executable-exemple-4.PNG

 

Le processus de gestion des anomalies avec la partie manuelle et la partie automatisée par un moteur de BPM comme jBPM ou Bonitasoft.

 

Imaginons un instant que l'on veuille automatiser le processus de gestion d'anomalies de notre éditeur de logiciels ( voir les 2 articles précédents BPMN : processus exécutables, comment s'y prendre ? (1/3) et BPMN : processus exécutables, comment s'y prendre ? (2/3) ), nous devons décider quelles sont les parties à exécuter dans le moteur de processus et celles par des humains.

 

Le chargé de clientèle (account manager) ne doit pas s'occuper de remplir des formulaires, il doit juste envoyer un mail dans le cas ou un client rencontre une anomalie et il en reçoit un quand le processus est complètement réalisé.

Même chose pour le développeur.

 

Dans le cas ou le support 2ème niveau est assis non loin du développeur, le plus efficient est qu'il se déplace pour demander au développeur ou en est la résolution du problème plutôt que des aller retours de mail avec affectation de tâches.

Cette partie de la geston d'incidents reste donc manuelle, la collaboration entre le support de 2ème niveau et le développeur n'est pas du tout intégrée dans le moteur de processus exécutable.

 

Par contre le système crée un ticket au support 1er et 2 ème niveau, ce système géré par le moteur de processus ( rôle ou acteur ) est modélisé par un « pool » dédié.

 

Ce système reçoit et analyse les mails envoyés par le chargé de clientèle et crée un ticket.

 

Si le support 1er niveau décide que le ticket est destiné au support 2ème niveau, il remplit le formulaire du ticket et notamment la partie concernant la description du problème.

Le système de gestion de ticket redirige le ticket dans la corbeille de tâches du support 2ème niveau.

 

Quand l'anomalie est résolue ou la nouvelle fonctionnalité réalisée, le support 2ème niveau indique que sa tâche est terminée pour la prochaine release (version) du logiciel.

 

Le système de gestion de ticket appelle le service du système de gestion de fonctionnalité (product backlog).

Le moteur de processus exécutable a intégré une nouvelle fonctionnalité sans aucune intervention manuelle.

A la fin, le système de gestion de ticket envoie un mail au chargé de clientèle avec la description du traitement de la résolution de l'anomalie et ferme le ticket.

Le chargé de clientèle peut expliquer la solution au client en se basant sur les informations du ticket.

 

Cette manière de modéliser ensemble la gestion manuelle et automatisée dans un unique diagramme est juste un exemple donnant une bonne idée de l'approche basée sur le diagramme de collaboration.

 

Cela démontre que BPMN intègre l'alignement du métier et du ystème d'information dans le processus de modélisation.

 

On peut implémenter la modélisation de la partie automatisé par un moteur de processu exécutable (comme jBPM ou Bonitasoft) et montrer la modélisation de la partie manuelle aux différents participants, les supports 1er et 2ème niveau et chargé de clientèle.

 

On peut ainsi étudier avec eux les évolutions et améliorations du processus métier.

La différenciation entre les 2 modèles permet par exemple de bien cibler les destinataires, de ne pas ennuyer la MOA avec des diagrammes complexes et la MOE avec des diagramme innapropriés.

 

BPMN-processus-executable-exemple-5.PNG

Ce qu'on doit montrer au chargé de clientèle est uniquement ce simple diagramme.

  

BPMN-processus-executable-exemple-6.PNG

 

Parmi l'ensemble de la collaboration, le moteur de processus exécutera uniquement cette partie destinée à la MOE.

 

Rhona Maxwel

@rhona_helena

 

« On voudrait bien s'adorer jusqu'à la tombe, mais des événements viennent défaire les voeux, déraciner les promesse, abîmer l'espérance. On achète, dans l'amour qui naît, un futur qui ne veut jamais exister. »

Yann Moix

 

 

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04/12/2016
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BPMN : processus exécutables, comment s'y prendre ? (2/3)

Expliciter le fonctionnement interne de vos processus avec le diagramme de collaboration et de chorégraphie ayant la même sémantique mais des vues complémentaires.

BPMN-processus-executable-exemple-2.PNG

Diagramme de collaboration de la gestion d'anomalies

 

Regardons de plus près le jeu de ping-pong du chargé de clientèle, le support 1er et 2ème niveau et le développeur de logiciels en passant d'un modèle à « pool » unique ( voir l'article précédent BPMN : processus exécutables, comment s'y prendre ? (1/3) et l'article suivant BPMN : processus exécutables, comment s'y prendre ? (3/3) ) à un diagramme de collaboration. 

 

Nous pouvons réaliser maintenant les détails du processus par chaque participant, par exemple, le dialogue entre le chargé de clientèle et le client pour clarifier le problème du client, ou le fait que le support 2ème niveau créera la demande pour une nouvelle fonctionnalité en cas d'inexistence dans le produit actuel.

 

Nous avons aussi spécifié chaque tâche comme manuelle, ce qui signifie que nous pensons toujours aux processus composé exclusivement de tâches humaines et sans moteur de processus.

 

Cette modélisation peut être systématiquement réalisée avant de d'analyser l'intégration d'un moteur de processus. La prochaine étape pourrait consister à savoir si nous voulons que la collaboration se fasse complètement par un moteur de processus, ou seulement des parties.

Cette 3ème étape sera abordée dans le prochain article.

 

Regardons une autre façon de modéliser un tel jeu d'aller retour en utilisant le diagramme de chorégraphie.

 

BPMN-processus-executable-exemple-3.PNG

Diagramme de chorégraphie de la gestion d'anomalies

 

Ce diagramme montre seulement les tâches qui sont consacrées à la communication entre les participants de processus différents, masquant toutes les étapes internes, par exemple, la tâche qui insère une nouvelle entrée dans le référentiel des fonctionnalités en attente de réalisation (« product backlog »).

 

Ces 2 diagrammes ont le même modèle sémantique mais représente juste des vues différentes.

 

Rhona Maxwel

@rhona_helena

 

 " Je n'aime pas le soir qui tombe. Ces jours qui s'en vont dans l'ombre pour toujours. "

Dephine de Vigan

 

 

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03/12/2016
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