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Rien de mieux qu'un jeux de rôles pour simuler un processus métier.

Les futurs utilisateurs du processus métier sont rassemblés.

Les outils sont les outils de tous les ateliers classiques que l'ont fait avec les experts métiers : un paper board, des feutres de couleurs, des post-it, …

Le but est que les participants réalisent le processus de manière efficiente.

Les ateliers peuvent être planifiés sur 3 séances de 3 heures.

Vous commencez par identifier les activités externes, les flux d'échanges de documents, les moyens de communications, … et à amorcer un travail de réflexion qui sera repris lors de la deuxième séance.

L’objectif des 2 séances suivantes est de s’éloigner du processus et de mettre en évidence les objectifs/buts de chaque acteur afin d'explorer des pistes d’amélioration.

La première séance a pour but de simuler le processus métier.

L'atelier se déroule simplement avec l'aide de post-it autocollants qui représentent des activités et de feutres de couleurs qui différencient les rôles.

Les participants sont mis en situation. Les participants jouent chacun à leur tour en fonction du moment où ils ont à intervenir.

Le début de l'atelier, vous situez le contexte général, 15 mn de tour de table et affectation des rôles des participants.

Durant cette étape, vous vous apercevrez que parfois, certains rôles n’ont pas été identifiés.

Soit une personne présente peut jouer ce rôle, soit une nouvelle séance sera nécessaire.

Un animateur représente les acteurs externes (il reçoit et transmet des informations).

Les acteurs de mettent d'accord sur un scénario, et chacun discutera et évaluera le résultat.

Chaque participant joue son propre rôle. Il note toutes les actions qu'il doit effectuer sur un post-it jaune autocollant avec un feutre de couleur qui l'identifie. Il pose ensuite le post-it sur la feuille blanche du paper board et fait une ou plusieurs flèches en indiquant à qui il passe la suite.

Les actions sont constituées d’un verbe conjugué à la première personne du singulier (par exemple je demande), d’un moyen(par exemple par mail) et si besoin d’un document (par exemple un devis). Les verbes et les moyens sont mis à la disposition des acteurs sous la forme de fiches pré-remplies.

Durant le jeu, il est possible d’enrichir ce vocabulaire commun, tous les participants rajoutent alors le verbe sur leur fiche.

Les documents sont notés sur un paper board au fur et à mesure de leur apparition.

Certaines actions correspondent à des créations de documents. Dans ce cas, le participant remplit une petite fiche descriptive (nom du document, contraintes d'utilisation du document, type (électronique ou papier), ...), colle une pastille de couleur sur la fiche du document (une couleur unique par document) et la pose sous le post-it.

Si un participant a besoin d’un document préalablement créé, il colle sur son post-it une pastille dont la couleur est celle du document. S’il est nécessaire de faire appel à un acteur externe, l’animateur pose un post-it de couleur rose (donc différent des post-it jaunes des participants), aucune action n’est notée sur ces post-it, seuls les documents peuvent circuler ou apparaître sous un post-it rose.

Tout participant peut durant le déroulement du jeu « poser un joker » pour indiquer qu’il fait un choix et donc que des variantes seraient possible.

Pour chaque post-it, les variantes sont scrupuleusement notées par un des animateurs. Un participant qui n’a plus à jouer (il considère que son rôle est terminé) l’indique en posant un panneau STOP sur son dernier post-it.

Le résultat obtenu est très proche d’un processus BPMN « basique». La feuille du paper board correspond à l’espace de travail, les post-it jaunes aux activités, les traits de couleur entre post-it à des objets de flux, on retrouve facilement les couloirs grâce aux feutres de couleur différente et aux acteurs externes,...

Il reste évidemment, pour une modélisation complète, des éléments à rajouter (évènements déclencheurs, intermédiaires, de fin), des actions itératives, ...

Pour conclure la séance, vous posez les questions :

• Où se situent les principales difficultés du processus?
• Pourquoi?
• Donner deux idées d’actions pour améliorer le processus.

Rhona Maxwel

@rhona_helena

"Alors pourquoi aspirons-nous constamment à l'amour ? Parce que l'amour est le point de rencontre entre la vérité et la magie. Vérité comme en photographie ; magie, comme en aéronautique."

Julian Barnes

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