urbanisation-si.com

La méthode naturelle, qui consiste à réunir des volontaires des différentes parties prenantes et à leur demander d'exprimer les besoins, est aussi la moins efficace.

Ainsi, en réunissant vingt personnes de métiers très différents, en mélangeant utilisateurs, donneurs d'ordres, maîtres d'ouvrage, et autres parties intéressées, on risque de ne recueillir que peu d'informations, et très peu d'exigences exploitables.

D'une part, par ce qu'au-delà de dix ou douze participants, une grande partie d'entre eux sera inactive et risquera même de perturber les autres, et d'autre part, par ce qu'il est difficile de défricher le terrain, d'écouter tous les besoins, et d'obtenir un consensus dans un milieu trop hétérogène. 

Une méthode des plus efficientes consiste à réunir les parties prenantes par profil : une première réunion avec le maître d'ouvrage stratégique, puis une réunion avec des représentants des utilisateurs d'un métier, puis d'un autre métier.

Une fois que les besoins des différents contributeurs seront recueillis, on programmera une réunion mixte avec le représentant de chaque métier ou profil utilisateur.

De tels ateliers peuvent également réunir maîtrise d'ouvrage et maîtrise d‘œuvre, ou utilisateurs et développeurs, dans un même lieu.

L’animation de ces ateliers de travail, qui peuvent durer plusieurs jours n'est pas chose aisée.

Au moins deux animateurs sont nécessaires : I'analyste ou assistant à la maîtrise d'ouvrage, et une personne chargée de prendre des notes et de les organiser.

Les ateliers sont sans doute le moyen le plus puissant de recueillir les besoins, mais ils demandent un important travail de préparation, de la part de tous les participants, mais surtout de la part de l'animateur.

De plus, certaines règles doivent impérativement être respectées : 

• choisir avec soin un nombre limité de participants (quatre à cinq, plus les animateurs) ; 
• faire respecter une bonne discipline de travail à tous les participants :
• arriver à l'heure, éteindre son téléphone mobile, éviter toute conversation en aparté, respecter les divers avis ; 
• rester aligné avec les objectifs tels qu'ils ont été formalisés ; 
• maintenir la discussion au bon niveau de détail ;
• éviter de descendre trop dans les détails, ou au contraire de remettre en cause les objectifs ; 
• si de nouvelles idées apparaissent et semblent intéressantes, éviter de dévier, mais conserver ces idées à part, de manière à y revenir plus tard, lors d'un autre atelier par exemple ; 
• fixer un ordre du jour précis, avec une durée précise pour chaque point, et s'y tenir ; 

L'idéal est presque d'arriver à faire un "one man show" pour maintenir jusqu'au bout I'enthousiasme du début.